🥇 Luego de un pequeño descanso debido al nacimiento de Ana Malena, vuelvo recargado.

En este post quiero recomendar algunas herramientas de productividad para freelance que me han ayudado a ser más productivo y organizado en mi trabajo.

No me considero un gurú ni mucho menos, pero creo que el último año he mejorado la gestión del tiempo y he aprovechado mejor las herramientas disponibles.

Esto ha representado mejoras significativas en el alcance de proyectos y principalmente en la gestión del tiempo, gran parte se debe al uso CORRECTO de estas aplicaciones.

Hoy hablo de aplicaciones muy generales, no importa a que te dedicas o que haces, te ayudarán a tener más orden y a mejorar el desempeño en tus proyectos y en la vida personal.

No creo que vayan a cambiar tu vida si no le pones empeño y dedicación, puesto que solo son herramientas y necesitan que alguien las use para que sean realmente útiles.

Este post lo he divido en varias áreas para que sea más fácil interpretarlo

⌛ Gestión del tiempo

Dicen que el tiempo es oro y si eres empresario, freelancer o trabajador independiente sabrás que es necesario para mejorar tu productividad.

Si eres empleado, sabes que es importante también mantenerte organizado, de modo que estas aplicaciones te ayudarán a ser más productivo.

Por eso, recomiendo inicialmente organizarte poniéndole a tus actividades un tiempo, fecha y lugar. Por lo que Google calendar es la primera herramienta en atender esta necesidad. No obstante, debes saber algunos truquillos que te ayudarán a sacar el mejor provecho a este recurso.

📅Google Calendar

No parece nada extraordinario, de hecho, existen aplicaciones más robustas, pero no necesariamente son más eficientes. Si quieres empezar y tener una visión de corto, mediano y largo plazo, nada mejor que este calendario dinámico.

Podrás agregar metas, recordatorios y eventos con el cual puedes organizarte y lograr ordenar mejor tu tiempo desde cualquier dispositivo.

🥇Metas:

Es útil si tienes propósitos claros y quieres asignarle un tiempo semanal, por ejemplo: lectura, ejercicio o tiempo a solas.

Google buscará en tu agenda un espacio para que lo hagas, podrás elegir si prefieres que él lo ubique en la mañana, tarde o noche y también podrás cambiarlo si ocurre algo extraordinario.

📆 Eventos de Google:

Es la opción por defecto al seleccionar una hora y es genial, pues permite seleccionar el tiempo que quieres destinar para ello.

Puedes incluso crear una reunión virtual por Google Meet con personas que invitas directamente desde tu lista de contactos, además podrás darle un formato específico y asignar colores para que los clasifiques por categorías o proyectos y así mantener en orden tu agenda.

⏰Recordatorios:

Es una herramienta sencilla para que no olvides nada, pues te permite mantener todo en el mismo lugar.

Lo más importante es que empieces a hacerlo. En lo personal me ha tomado tiempo, todavía hay cosas que no alcanzo a cumplir, pero sin duda hago mucho más que antes.

Sucede algo con los proyectos y es que cuando trabajamos con más personas, normalmente no establecemos tiempos o fechas limites y sencillamente quedan en el “algún día” o “un día de estos” y eso en la práctica quiere decir que nunca se hará.

Por otro lado, tiene algo muy benéfico y es que cuando no queremos hacer algo tenemos la confiable excusa de que tenemos la agenda llena.

Recuerda que es importante priorizar tareas según sus categorías: familia, personal, educación o aprendizaje, trabajo, ocio y descanso.

Toma tiempo para todo, no te sobrecargues, ni tortures cuando no nos sale a la primera. Y recuerda que es importante tener tiempo incluso para descansar.

📁 Organización de archivos

Las opciones son variadas, mencionaré algunas herramientas y aplicaciones y cómo logramos distribuirlas según proyectos para aprovechar el espacio gratuito.

Debes entender que de nada sirve si no manejamos un esquema de organización, ya sea por fechas, proyectos, roles, importancia, o todas las anteriores.

Si quieres realmente hacer algo interesante, no puede faltar el consejo más importante en organización de carpetas NUMERALAS SIEMPRE.

🥇Dropbox (mi favorita) 2Gb que se pueden ampliar hasta 20Gb Gratis

En todo momento puedes tener disponibles tus archivos y documentos principales.

En mi caso la uso principalmente para las cosas prioritarias o proyectos actuales, no como repositorio.

Considero que el espacio y las opciones son valiosas, por lo que es mucho mejor ir filtrando y al terminar el proyecto descargar a otra nube menos usada, en mi caso uso Mega o un disco duro portátil.

👉Consejos para usar Dropbox y aprovechar todo el espacio:

1. No guardes tus fotos en Dropbox: lo repito nuevamente el espacio en Dropbox es oro puro y creo que las fotos quedan mucho mejor en otra aplicación. Por ejemplo, Google Fotos, que tiene espacio ilimitado, las gestiona muy bien y la experiencia es espectacular, ya que se sincroniza con todos tus equipos. Hablaré de ella más adelante.
2. Guarda los documentos de uso constante: copias de documentos, plantillas de facturas, cuentas de cobro, hoja de vida etc.… puesto que siempre encontrarás las cosas en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. En mi caso cuando necesitan una copia de la cédula, copia del pasaporte o seguros de vehículos sin duda ya sé el lugar donde encontrarlos.
3. Mantén solo proyectos en curso: compártelo con tus colaboradores y cuando termines llévalo a otro espacio.
4. Trata de ganar más espacio: puedes compartir o recomendar a otros y ganar 500 megas por cada usuario que acepte, además puedes ganar espacio gratuito instalando la aplicación y siguiendo otros sencillos pasos:
   1. Hacer clic en el correo electrónico de la recomendación y aceptar la invitación a registrarse.
   2. Instalar la aplicación de Dropbox para computador escritorio.
   3. Iniciar sesión en la aplicación para escritorio.
   4. Verificar la dirección de correo electrónico de su cuenta.
   5. También puedes recibir espacio por vincular tus cuentas de redes sociales y darle las gracias a Dropbox

Si quieres instalar Dropbox podrás hacerlo desde acá y recibiras los beneficios de mi aplicación en la nube favorita.

🥈OneDrive 5Gb

OneDrive me encanta. Me gusta para guardar proyectos específicos que requieren documentos más pesados o cargas de imágenes pesadas como editables en Photoshop o archivos vectoriales.

Al crear una cuenta accedes a 5GB, suficientes para guardar incluso toda la información de las empresas en un solo lugar, no lo uso de consulta masiva, sólo en el desarrollo.

Por ejemplo cuando me siento a diseñar una nueva página web o un Brochure que quiero compartir con otra persona y que pesa bastante. Me parece el lugar adecuado para ser más organizado y aumentar la productividad.

También me parece un buen lugar para guardar los archivos históricos, por ejemplo de facturas, cotizaciones o informes finales. Por lo que puedes usarlo muy bien y al ser de Microsoft te permite que la integración con el paquete de office sea excelente, de modo que puedo tener los archivos en la nube guardándolos automáticamente. Así se quita la tortuosa tarea de darle <control + G> cada minuto o la historia de perder horas de trabajo por una falla del pc (si existiera esto hace años no habría perdido meses de trabajo en mi tesis de grado cuando se dañó el 🤬 disco duro).

🥉Google Drive y Google Fotos

Para nadie es un secreto que los servicios de Google son geniales. En mi caso, Google Drive lo uso muy poco a pesar de que tiene 15 Gb de espacio libre, puedes manejar tus archivos y editarlos directamente en la nube por medio de google docs, con el que podrás trabajar directamente en hojas de cálculo, presentaciones y documentos de texto, y una herramienta primordial para cualquier emprendedor o freelance, es google Forms, que te permitirá hacer encuestas y formularios increíbles

Debo recomendar también Google fotos, permite guardar ilimitadamente las imágenes y sincronizarlas directamente desde tu celular, clasificarlas por ubicación, fechas y lo más sorprendente por reconocimiento facial.

💰 Gestión del dinero

Debo reconocer que no soy el mejor en esto, tampoco soy de los que gastan y luego no saben en qué.

Por algunos periodos de tiempo me pongo juicioso y uso una aplicación que a mi manera de ver es lo máximo para finanzas personales.

Te permitirá saber dónde están las fugas de dinero o las goteras y por donde se va el dinero.

Gastos diarios 3

Se trata de una aplicación en la que puedes registrar tus gastos, presupuestos, movimientos de cuentas y hacer todo tipo de informes por categorías.

Lo resumo en que me pareció tan buena que decidí pagar la versión Pro desde el segundo mes para acceder a otras funciones. De todas maneras no desconozco que la versión gratuita es igualmente buenísima.

Permite ingresar gastos por categorías con iconos geniales y clasificar desde donde vas a pagar o sale el dinero: efectivo, cuentas y tarjeta de crédito y luego genera estadísticas de ingresos, gastos, etc.

Te invito a que la pruebes y mires todo su potencial.

🎯 Gestión de proyectos

Trello

Es una de las más recomendadas para trabajo en equipo y al igual que las demás categorías de este post existen muchas soluciones que podrían atender las mismas necesidades, esta te permitirá seguir el proceso y es fácil de manejar. No soy un experto, solo llevo unos días probándola por recomendación y veo mucho potencial para organizar proyectos, sobre todo si son compartidos y requieren varias fases, dado que puedes ir viendo el proceso hasta llegar a cumplir con el objetivo.

💻 Gestión de reuniones

Hay tanta variedad de opciones, y en la época de pandemia muchas se fortalecieron y otras aparecieron, pero las líderes y que más me gustan son: Zoom y Google Meet. He visto que en algunas empresas trabajan con Microsoft Teams y me parece genial, pero no lo he probado de primera mano.

🎥 Google Meet (mi favorito)

Sigo diciendo que Google es genial y la evolución de Hangouts a Meet fue muy buena.

La conexión es muy fácil y puedo programar un encuentro desde el calendario de Google de una manera sencilla.

Es gratuita usando una cuenta de Gmail y funciona desde cualquier dispositivo generando con un clic, un vínculo para la cita propuesta.

Lo resumo en sencillez y facilidad.

🏆Zoom.us (el líder)

Zoom.us pasó de ser uno de tantos a ser uno de los líderes del sector de las videoconferencias.

Si quieres organizar una videollamada de 2 personas será genial, pues no tiene límite de tiempo.

Si son más personas se deben ajustar a un limite de tiempo de apenas 40 minutos, que a mi modo de ver son suficientes, más de eso no será una reunión de trabajo sino una tortura.

Las versiones profesionales y pagas permiten reuniones más largas y funcionalidades muy buenas, como grabación de pantalla, chat, seguimiento de usuarios conectados, tiempos etc.

💡 Bonus

🚖Taxímetro GPS

A mí me encanta la posibilidad de corroborar que la tarifa que nos está cobrando el taxista es la adecuada y que no nos están “poniendo el muñeco”. Algún par de veces me hicieron “la jugadita” pero por lo menos tuve con que reclamar así que se las recomiendo en estos días que es tan necesario tomar más taxis de la cuenta y que por alguna razón no lo pedimos por Cabify u otra aplicación similar.

📤Adode Scan (la diosa del escaneo)

En nuestro día a día requerimos escanear un documento, enviar una copia o cualquier otra cosa. Sin duda Adobe Scan será una herramienta que le permitirá darle solución a todas esas situaciones con una interfaz gráfica inigualable y la posibilidad de compartir en pdf rápidamente, sin duda vale la pena probarlo

✅WhatsApp

Sí, aunque no lo creas, WhatsApp no solo te servirá para enviar mensajes o comunicarte con tus amigos, compañeros de trabajo y clientes, sino que puede servirte como una manera de organizarse por proyectos, ya sea inmediatamente o con un equipo.

1. Grupos de trabajo: Puedes crear grupos de trabajo por proyectos en los que puede crear todo el desarrollo, llevar registro escrito, audios de avance y documentos únicos por proyecto y cuando terminas cierras el grupo y listo.
2. Enviarte ideas a ti mismo: Cuando hablamos con sí mismo, ocurren ideas o vemos cosas interesantes, imágenes o vínculos y que después podemos revisar con detenimiento. Basta con crear un grupo con dos personas más y después eliminas al otro. Puedes darle nombre y seguir guardando tu inspiración o cosas propias. Recuerda también guardar tu número, y aunque no le puedas poner nombre en el chat te servirá para recordar cosas o guardar datos importantes en una de las aplicaciones más usadas y seguras.

Esta recopilación de herramientas espero sirva para ayudarte en el duro proceso de organizarte de manera correcta. En mi caso, es un trabajo que ha llevado mucho tiempo, pero trato de mejorar un paso a la vez.

Un abrazo y si puedes déjame un comentario para seguir compartiendo.. Hasta pronto.